Como implementar a régua de cobrança no seu condomínio?

Acompanhar o faturamento do condomínio, de perto, é essencial para evitar a falta de recursos para cumprir com os pagamentos de despesas. Uma ferramenta muito útil para fazer esse monitoramento é instituir uma régua de cobrança.

A técnica traz bons resultados, ajudando o síndico a cumprir seus deveres legais de cobrança, ao mesmo tempo que reduz a chance de acúmulo de valores, que, normalmente, se tornam uma situação mais difícil de resolver.

Quer aprender como implementar a régua de cobrança para o condomínio e dominar o faturamento? Veja como funciona, a seguir!

O que é régua de cobrança?

Chamamos de régua de cobrança uma técnica de administração financeira em que o condomínio cria um cronograma de acompanhamento dos pagamentos, para ser proativo nos procedimentos de cobrança. Como as ações em cada fase já estão devidamente programadas, não há necessidade de decidir o que fazer quando os pagamentos atrasam.

Basta conferir qual é a programação, de acordo com a régua de cobrança, e implementar as iniciativas programadas, sendo que algumas podem, até mesmo, ser automatizadas com um sistema de cobrança ou a ajuda de uma administradora. Como o credor mais aparente costuma receber primeiro, o condomínio aumenta as chances de receber, enquanto os valores ainda não se tornaram muito volumosos.

Como funciona na prática?

Para que você consiga visualizar a implementação da régua de cobrança no condomínio, veja os passos para a criação do sistema em sua rotina!

Registre

Para entender como será a régua de cobrança de seu condomínio, crie um mapa de toda a situação financeira e dos recebimentos, contendo os seguintes dados:

  • lista de pagamentos pendentes, situação de pagamentos dentro e fora do prazo;
  • iniciativas de cobrança existentes, tempo de demora para cada uma das tentativas ser iniciada e resultados obtidos;
  • responsável por emitir notificações, fazer telefonemas e decidir as iniciativas mais drásticas, como protestos ou ações judiciais.

Analise

Com base nas informações acima, será possível analisar os resultados. Tente responder às seguintes questões.

  • Quanto dinheiro o condomínio tem para receber, considerando o ano anterior e dívidas mais antigas?
  • Quais pendências têm mais de um mês de vencimento e menos de um ano?
  • Quais as iniciativas de cobrança dos casos mais antigos?
  • Qual o cronograma usado para cobrar valores em aberto mais recentes?
  • Em que ponto é possível melhorar, reforçando a cobrança e criando novas alternativas para um acordo?

Implemente

Nesse momento, você já deve ter percebido que a cobrança segue um fluxo, que depende do valor devido e de sua antiguidade, certo? Para montar a régua de cobrança, o condomínio precisa ter em mente que o quanto antes o devedor for procurado, melhor.

Além disso, quanto mais opções de pagamento e de acordos o condomínio oferecer, maiores as chances de resolver questões passadas. A régua de cobrança é criada para estabelecer medidas de cobrança dentro de um cronograma — em que as iniciativas mais simples são feitas primeiro e o grau de seriedade das iniciativas aumenta, gradualmente.

Por exemplo, os valores do condomínio para o mês seguinte são enviados em boletos de cobrança com antecedência de, pelo menos, 20 dias do vencimento e entregues para os condôminos, pessoalmente, com assinatura de lista de recebimento do boleto. Depois de um dia do prazo final para compensação do pagamento da taxa do mês respectivo, o condômino recebe uma ligação para verificar o que aconteceu, se já fez o pagamento e se pretende fazer em alguma data próxima.

Um dia depois da ligação, o condomínio emite uma notificação de cobrança, apresentando as formas de regularização. Após o vencimento da segunda taxa em aberto, o condômino é procurado com opções de parcelamento. Já, com três taxas em aberto, o condômino é informado que, se não fizer o pagamento em até cinco dias, será enviado a protesto.

Passado algum tempo do condômino protestado, com parcelas acumulando (seis, por exemplo), o condomínio providencia uma notificação de que será ajuizada a execução dos valores. Se não houver acordo, o jurídico do condomínio faz o ajuizamento da ação, após o vencimento da sétima contribuição em aberto.

Por que a régua de cobrança reduz a inadimplência do condomínio?

Quem não é visto não é lembrado! Se o condômino não recebe cobranças do pagamento, além de um possível esquecimento, pode estar em dificuldade financeira. Nesse caso, pagará aqueles que lhe cobrarem com maior insistência e tiverem consequências claras do que acontece, com o aumento do tempo em atraso.

Assim, a comunicação é muito importante, nesse processo. Muitas vezes, é mais interessante fazer acordos de longo prazo, se isso permitir que o condômino retome os pagamentos em dia das parcelas vincendas. O condomínio garante a renda necessária para pagar as contas e coloca em dia o saldo que estava em atraso. Ser flexível é muito importante nesses momentos.

Para que a régua de cobrança funcione, é importante ser consistente nas iniciativas. Com o tempo, os condôminos entenderão qual é o sistema do condomínio, reduzindo a inadimplência por saber que há consequências rápidas pela falta do pagamento. Outro ponto positivo é a percepção da seriedade da gestão, que aumenta o interesse de todos em contribuir para que o condomínio funcione bem.

Quais são as restrições legais da cobrança em condomínios?

Por mais grave que seja o caso, certas estratégias de cobrança nunca podem ser feitas por um condomínio, pois são consideradas abusivas. Exemplos de condutas proibidas são:

  • divulgar lista de devedores nas áreas comuns do condomínio;
  • cortar serviços de pagamento em relógio comum, como água e eletricidade;
  • proibir o uso de áreas de lazer, elevadores e outros espaços do condomínio.

Para saber quais restrições administrativas podem ser implementadas ao inadimplente, consulte especialistas no assunto. Evite criar técnicas vexatórias, que, além de arriscar o condomínio a pagar indenizações ao devedor, dificilmente, farão com que ele queira pagar os débitos.

É possível ter mais de uma régua de cobrança vigente?

Sim. Caso o condomínio receba por mais de um meio de pagamento, cada um deles terá sua própria régua de cobrança. Os boletos bancários, por exemplo, têm um prazo normal de compensação de até três dias úteis. Por isso, o condomínio só pode considerar pagamentos pendentes após o prazo da compensação dos boletos, cheques ou pagamentos por cartão de crédito, instituindo uma régua de cobrança em cada caso.

A manutenção dos pagamentos de taxas pelos condôminos é muito importante para a saúde financeira do condomínio. Usar ferramentas de gestão, como a régua de cobrança, aumenta a eficácia das iniciativas, reduzindo a inadimplência. O verdadeiro interesse da administração sempre será de receber o máximo de valores em dia. Por isso, facilite o pagamento e adote estratégias de negociação para recuperar créditos pendentes.

Agora que você aprendeu mais sobre régua de cobrança, veja também quatro outras dicas para reduzir a inadimplência no condomínio!

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