Guia: Previsão orçamentária de condomínio — por onde começar?

A previsão orçamentária de condomínio é um trabalho fundamental para a sua saúde financeira. É na criação do plano para o ano seguinte que o síndico consegue transmitir aos condôminos os desafios e as possibilidades de acordo com a taxa condominial cobrada. Por isso, é muito importante fazer uma boa previsão orçamentária, aproveitando a oportunidade para discutir as finanças com todos os membros.

Quer aprender a fazer uma previsão orçamentária de condomínio mais eficiente? Leia este guia e descubra informações essenciais para colocar seu projeto em prática!

O que é uma previsão orçamentária?

A previsão orçamentária de condomínio é um trabalho feito pelo síndico para auxiliar a assembleia de condôminos a entender o valor da taxa condominial do próximo ano. A previsão contempla o cenário provável de despesas, fixando um valor para que seja possível cumprir com todos os compromissos financeiros do condomínio ao longo do ano.

A previsão orçamentária é submetida à análise e à aprovação em assembleia para que se defina qual é o orçamento que será executado no ano seguinte. Para evitar a necessidade de pedir reajustes emergenciais e prevenir conflitos desnecessários, é muito importante que o síndico prepare uma apresentação baseada na realidade do condomínio. 

As metas orçamentárias devem ser claras e realistas. Em alguns casos, inclusive, uma boa meta é fechar o ano “no azul”. Não há nenhum problema em criar uma previsão orçamentária de condomínio pouco ambiciosa. É muito melhor cumprir uma previsão orçamentária simples do que fazer grandes promessas e não conseguir cumpri-las ao final do ano.

O que deve constar na previsão orçamentária do condomínio?

O síndico deve incluir na previsão orçamentária de condomínio tudo aquilo que conseguir prever. Em alguns casos, ao final do exercício, é possível identificar a redução de despesas ou a necessidade de aumento da cota mensal das unidades. 

Se a redução acontecer durante o planejamento, ótima notícia! Agora, o síndico terá dados concretos para defender as mudanças necessárias para o equilíbrio financeiro.

Assim, ao pensar no orçamento do condomínio, é interessante conferir dados históricos, coletando valores médios das despesas que podem se enquadrar em algumas das categorias abaixo:

• dívidas: qualquer pagamento em atraso do condomínio deve ser incluído para regularização o quanto antes, de preferência com a inclusão de um plano de pagamento;
• contas de consumo: as despesas mensais das áreas comuns, tais como água, eletricidade e IPTU, ou despesas de consumo não divididas, como água, eletricidade e gás das unidades devem ter a média incluída na previsão orçamentária;
• manutenção e conservação;
• pagamento de empregados e encargos;
• pagamento de prestadores de serviços;
• materiais de limpeza e suprimentos;
• despesas com a administração interna e assessorias.

O que fazer para se preparar para gastos sazonais?

O que acontece sempre, todos os anos, não pode ser considerado um imprevisto. Pagamentos com periodicidade anual, como 13º e Férias, exigem que o condomínio tenha esse valor disponível em caixa na época da despesa, mas esse valor pode ser provisionado. 

Assim, cabe ao síndico parcelar ao longo do ano a reserva necessária para tais pagamentos, evitando a falta de dinheiro ou a necessidade de verba emergencial. Alguns itens importantes para se pensar são:

• pagamentos de encargos como 13º, férias e verbas rescisórias de empregados;
• serviços como dedetização, limpeza de ar-condicionado, manutenção de áreas comuns;
• laudos técnicos, alvarás e certificados;
• seguro do condomínio.

Como planejar um fundo de reserva?

Nunca se sabe o que pode acontecer, certo? Por isso, o síndico deve preparar o planejamento orçamentário de condomínio para proteger os condôminos contra imprevistos, aumento de inadimplência e outros fatores externos. Quem faz um planejamento muito “justo”, sem qualquer reserva ou valor excedente, corre o risco de ficar sem dinheiro para os imprevistos.

Assim, cabe ao síndico projetar a construção de um fundo de reserva para imprevistos. O valor para compor o fundo compreende a cota mensal, garantindo uma margem de manobra para a gestão.

Há também momentos em que o condomínio precisa criar uma poupança para uma finalidade específica. Se há necessidade de reparos ou obras maiores, mediante o planejamento orçamentário de condomínio é possível coletar orçamentos! A estimativa de valores para a criação de um fundo de reserva ao longo do ano faz com que o peso das despesas seja menos impactante para os condôminos.

Como documentar a previsão orçamentária do condomínio?

O síndico fará a apresentação da previsão orçamentária de condomínio em assembleia. Para que seja possível comunicar as ideias, necessidades e propostas, o ideal é criar uma apresentação com tabelas e informações visuais de fácil compreensão. 

Mesmo assim, é essencial que o síndico indique, também, quais são as fontes para as suas projeções. É essencial demonstrar os documentos que embasam as simulações, como:

• orçamento do ano anterior;
• cópias de contas de consumo;
• extratos bancários;
• cópias de contratos vigentes;
• orçamentos para novos contratos, obras etc.

O que fazer com a previsão orçamentária de condomínio?

Munido de todo o suporte para a criação de um plano orçamentário, o síndico deve apresentar à assembleia todo o trabalho realizado. É nesse momento que se discute a aprovação do planejamento, especialmente quanto às necessidades em termos de contribuição dos condôminos.

Como a assembleia discutirá sobre dinheiro, é natural que os ânimos se exaltem, que haja recusa em aprovar valores considerados excessivos, entre outras objeções. Caberá ao síndico a postura de conciliação, transparência e profissionalismo. Afinal, quem tem embasamento, fez as contas, e apresentou seus argumentos de forma coerente não tem motivos para se preocupar.

O mais importante na vida em condomínio é o diálogo. O síndico deve conscientizar os condôminos quanto à necessidade da contribuição financeira de todos, construindo coletivamente soluções para os problemas indicados. Assim, é bom se antecipar e criar alternativas para demonstrar quais são as possibilidades no orçamento, bem como qual é o valor mínimo para a viabilidade financeira do condomínio no próximo ano.

A previsão orçamentária de condomínio é um momento muito importante da gestão. Criar as perspectivas para o ano seguinte é um trabalho fundamental que deve ser baseado nas necessidades e nos dados reais do condomínio. Cabe ao síndico o papel de esclarecer os condôminos sobre as finanças, fornecendo subsídios para uma gestão conjunta e transparente.

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