Gestão de condomínio: tudo o que você precisa saber!

Fazer uma boa gestão de condomínio não é tarefa fácil, mas necessária para que o local fique organizado e agradável para todos os moradores. Esse trabalho exige esforço do síndico capaz de realizar um bom trabalho, que precisa usar seus conhecimentos, experiência e jogo de cintura para manter tudo em ordem e resolver conflitos.

Se você precisa executar esse trabalho e ainda quer dedicar tempo para sua vida pessoal e família, mantendo a qualidade de vida, este post é para você. Preparamos um guia completo sobre a administração de condomínio, com todos os pontos que você precisa conhecer para exercê-la de maneira eficiente.

Quer realizar um bom trabalho de administração condominial? Então, continue a leitura!

O que é gestão de condomínio?

Vamos começar esclarecendo o que é a gestão condominial. Podemos entender esse termo como o processo de dirigir, organizar, planejar e controlar o uso dos recursos e a realização das atividades para que o condomínio tenha um funcionamento harmonioso e agradável.

Esse trabalho envolve não só o estabelecimento de reuniões e a fiscalização do cumprimento das regras. As práticas de manutenção e a gestão de funcionários fazem parte das tarefas executadas pelo síndico.

Para saber como ser um bom síndico, é necessário conhecer todos os pormenores da administração condominial e as responsabilidades que esse trabalho envolve.

Como funciona a gestão de condomínio?

A administração do condomínio em muitos pontos se assemelha à de uma empresa. Ela inclui o planejamento de contas, a gestão de funcionários, o pagamento de impostos, o recolhimento de receitas (no caso, a taxa de condomínio), a realização de obras internas e manutenção etc.

A gestão deve corresponder com o perfil dos moradores, atendendo às suas necessidades. Dentro desse perfil podemos encontrar grupos de pessoas, como idosos, jovens solteiros, famílias com crianças pequenas, pessoas barulhentas, os que gostam de conflitos, os que participam ativamente da tomada de decisões, entre outros.

Em muitos casos, é um verdadeiro desafio lidar com tantas expectativas e comportamentos diferentes. Aqui vão algumas das atividades realizadas pelo síndico .

Administração financeira

O síndico deve acompanhar o pagamento dos funcionários, tributos e toda gestão financeira do condomínio, para que os serviços básicos sejam mantidos sem causar maiores problemas aos moradores.

Para isso, é preciso contar com um planejamento anual das finanças e um controle do fluxo de caixa bem preciso.

Organização de contas

Cabe ao síndico acompanhar o pagamento das despesas, ajudando na transparência da gestão e evitando problemas.

As contas organizadas mostram a seriedade com que a administração condominial está sendo conduzida e auxilia na solução de problemas no fornecimento de serviços básicos, como água e energia elétrica.

Prestação de contas

Não basta cuidar bem das finanças, é preciso prestar contas de todos os gastos e recebimentos, para que haja maior transparência na gestão. Essas informações devem ser de fácil acesso aos condôminos.

Contratação de serviços

O bom funcionamento do condomínio depende da prestação de serviço em diversas áreas, como limpeza, portaria, manutenção, segurança, dedetização, entre outros. Esses serviços podem ser contratados diretamente ou por meio de uma empresa terceirizada.

Administração de vagas

As vagas de estacionamento são um dos motivos de discussão entre os moradores. Para resolver o problema, é preciso adotar um sistema que seja aceito pela maioria, com vagas fixas ou periódicas.

Outro detalhe importante é fiscalizar o uso dessas vagas para evitar maiores problemas, com a notificação sobre a utilização indevida e, em último caso, a cobrança de multas para quem desobedecer as normas.

Realização de reuniões

A realização de reuniões entre os moradores é importante para que a tomada de decisões seja democrática e também para a prestação de contas. Nesses encontros, os participantes também trazem os problemas que estão enfrentando para que o síndico possa encontrar soluções.

Prevenção e solução de conflitos

Em um local compartilhado por pessoas diferentes, é natural que surjam problemas de convivência, graças aos hábitos e costumes distintos. Nessa hora, o síndico surge como mediador para resolver os problemas, além de estabelecer regras que evitem questões futuras.

Para que serve a gestão de condomínio?

Da mesma maneira que uma casa precisa de alguém que a administre para que os moradores tenham conforto e possam viver tranquilamente, o condomínio precisa de um responsável para administrar todos os aspectos, a fim de organizar as contas e tomar as providências para que o lugar seja habitável e agradável.

Além disso, a administração é necessária para tratar das questões jurídicas, técnicas e legais do condomínio, cuidando para que tudo esteja em conformidade e evitando problemas que possam afetar a estadia dos proprietários e locatários dos apartamentos.

Com uma gestão condominial bem feita, é possível manter todos os processos internos em dia, mantendo as boas condições e a imagem do condomínio. Em tempos de grande especulação imobiliária, esse cuidado é fundamental para que o empreendimento moradores satisfeitos e uma valorização no mercado.

Qual a importância da gestão de condomínio?

A gestão de condomínio feita de maneira cuidadosa vai além do bem-estar dos moradores. Quando o local é bem cuidado e os condôminos estão felizes com a administração, é bem provável que a inadimplência diminua.

Para alcançar esse nível, é importante que haja transparência na prestação de contas, detalhando todos os gastos e propondo programas de redução no consumo de água e energia elétrica, por exemplo.

Além disso, é necessário pensar no planejamento tributário do condomínio, tendo consciência de quais impostos devem ser pagos e conseguindo se programar financeiramente para arcar com essas responsabilidades. Para isso, a parceria com uma boa administradora de condomínios é extremamente importante.

Como fazer uma gestão de condomínio?

Com uma boa gestão, é possível manter o equilíbrio do condomínio, tirando dúvidas e esclarecendo regras para proporcionar um melhor convívio entre todos.

Porém, o síndico precisa cuidar de uma série de detalhes para que isso ocorra, afinal, ele lida com pessoas de diferentes origens e costumes. Coordenar tantas diferenças no local mais íntimo e pessoal, que é a moradia, pode ser um verdadeiro desafio.

O segredo para esclarecer todos os pontos e viabilizar o sucesso da gestão é a qualidade da comunicação. Com um bom diálogo, todas as regras ficam disponíveis e o trabalho é realizado em prol do bem-estar. Os moradores percebem essa preocupação e passam a sentir satisfação com a administração do condomínio e com a maneira com que os processos são conduzidos.

Além disso, a administração deve ser transparente e contar com a participação de todos, daí a necessidade de reuniões e assembleias. A comunicação é um ponto vital para a boa gestão, além da organização e honestidade.

Quais são os pilares de uma gestão de condomínios eficiente?

Para ficar mais claro o que é preciso para uma gestão de condomínios realmente eficaz, podemos resumir esse trabalho em alguns pilares principais para que ele ocorra como deve.

Manter as contas em dia e as despesas baixas

Como em qualquer cargo relacionado à administração, manter as contas em dia é essencial para um bom trabalho de gestão de condomínio. Para isso, é preciso realizar um controle financeiro eficaz, contando com a ajuda da administradora para cuidar desse aspecto com eficiência.

Seguem alguns itens para cuidar desse ponto tão importante.

Fluxo de caixa

É o controle de todas as entradas e saídas de dinheiro relacionadas ao condomínio. Acompanhar essa movimentação e organizar os pagamentos é imprescindível para uma boa gestão.

Contas a pagar

As contas a pagar dizem respeito a todas as despesas do condomínio, como luz, água, gás, manutenção etc.

Contas a receber

São as mensalidades do condomínio, que devem ser monitoradas para acompanhar a entrada de receitas, que irão custear as despesas do local.

Controlar inadimplência

Ainda como parte da gestão financeira, é importante manter a inadimplência dos condôminos sob controle, afinal, se elas alcançarem uma porcentagem alta podem prejudicar o cumprimento das obrigações e dificultar bastante a administração.

O síndico pode conscientizar os moradores sobre a importância do pagamento em dia e definir uma régua de cobrança para que a administradora execute em tempo hábil, sem que haja necessidade de uma solução mais complexa.

Gerenciar e motivar todo o time de colaboradores

Um condomínio é mantido com a ajuda do trabalho árduo de toda uma equipe, que cuida da limpeza, portaria, jardinagem, manutenção, entre outros aspectos importantes para o funcionamento do local.

Claro que essas pessoas são remuneradas para isso, seja como contratadas do próprio condomínio ou por uma empresa terceirizada. Porém, cabe ao síndico manter a motivação desses profissionais, para que eles continuem envolvidos na realização de um trabalho bem feito, além de deixar bem claro quais são as responsabilidades de cada um e acompanhar a realização dessas tarefas, garantindo o bom funcionamento do local.

Manter a disciplina entre vizinhos

Brigas entre vizinhos é algo comum, seja por desrespeito às normas, por falta de diálogo, ou até mesmo discordância nas decisões durante as reuniões.

Cabe ao síndico manter a ordem no espaço, fiscalizar quanto ao descumprimento de alguns princípios básicos, como excesso de barulho, por exemplo, e resolver conflitos para que haja uma melhor convivência.

Promover uma comunicação transparente

A comunicação é um dos pontos principais da administração condominial. É importante que todas as resoluções e normas sejam conhecidas por todos, assim como eventuais problemas.

Outras questões como a locação do espaço da churrasqueira ou do salão de festas também exigem administração e comunicação efetivas, para que não haja conflitos.

Isso exige de um síndico comprometido um cuidado especial com a disseminação de informações, fazendo com que a comunicação seja feita em uma linguagem clara e acessível a todos.

Contar com tecnologias para fazer a gestão

Hoje não faz mais sentido contar apenas com métodos analógicos ou não aproveitar a tecnologia para ajudar na realização de uma gestão mais eficiente e que traga resultados.

Com uma boa solução digital, não é necessário se preocupar com a emissão de segunda via de boletos e é possível automatizar processos que tomam uma grande parcela de tempo e diminuem a eficiência da sua administração.

Além disso, o armazenamento e a organização de documentos na nuvem facilitam a acessibilidade e eliminam o acúmulo de papéis, que muitas vezes só ocupam um espaço importante e que não são mantidos em boas condições de conservação.

Contar com parceiros especialistas em condomínios

O trabalho de gestão de condomínios é cheio de detalhes e com diversas tarefas a serem cumpridas, sendo difícil cuidar de tudo sozinho. Por isso, contar com parceiros que sejam especialistas nesse tipo de trabalho é fundamental para garantir que tudo corra dentro do esperado e não haja problemas maiores.

Esses parceiros conseguem otimizar o trabalho e, principalmente, cuidar da parte burocrática para que o síndico consiga lidar diretamente com os moradores e cuidar das suas demandas.

Como o Grupo Gobatti pode ajudar na hora de fazer uma gestão de condomínio?

O Grupo Gobatti oferece diversos serviços que vão auxiliar na gestão do seu condomínio. A empresa ajuda com a prestação de contas, na gestão de funcionários e auxilia até na recuperação de crédito, tratando do problema de atrasos no pagamento com eficiência.

Além disso, a empresa conta com uma plataforma para auxiliar nessa administração, que pode ser acessada pelo celular tanto em sistemas IOS como Android. Tudo isso acompanhado de uma metodologia exclusiva que propõe diversas práticas para a redução de despesas, promovendo uma economia de até 25% nos custos do condomínio.

Como se não bastassem todas essas facilidades, o Grupo conta com um sistema de portaria inteligente, com o controle de pessoas e de acessos, além da gestão de encomendas que avisa quando é entregue algo no nome do morador e registrando quando ele faz a retirada.

Trouxemos neste post uma visão geral sobre a gestão de condomínio e todas as responsabilidades nela envolvidas, assim como algumas facilidades que podem tornar esse trabalho mais fácil e preciso. Para quem vai atuar como síndico, é importante conhecer todos os processos. Para quem já atua na função, vale a pena contar com a ajuda de um bom parceiro para esse trabalho.

Entre em contato com o Grupo Gobatti, conheça todos os serviços oferecidos e como eles podem ajudar em uma administração mais segura e tranquila!

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