Documentos do condomínio: como fazer uma gestão eficiente?

A gestão de documentos do condomínio é um tema que não pode fugir do radar do síndico. Seja na administração, seja na prestação de contas, as informações serão necessárias e precisam estar acessíveis, sempre em arquivos com bom estado de conservação.

Nesse sentido, o responsável precisa entender quais documentos devem ser preservados e por quanto tempo isso deve ser feito. Ademais, deve adotar boas práticas de planejamento e organização. A seguir, explicamos o que é gestão de documentos e quais são as boas práticas em condomínios. Continue a leitura para ser um síndico mais eficaz!

Entenda como funciona a gestão de documentos

É preciso levar em conta o que é útil para o condomínio e para as partes interessadas (órgãos públicos, condôminos, fornecedores etc.). Com isso, recomenda-se estruturar três etapas:

• produção — elaboração e obtenção dos documentos, como a emissão de notas fiscais e registro em ata de reunião;
• utilização — a maneira de disponibilizar os documentos;
• destinação — qual será o fim dado, se o documento será mantido ou eliminado.

As três etapas são consequência das atividades do condomínio. Para saber se um documento deve ser produzido e, posteriormente, armazenado, considere três fatores:

• valor para tomar decisões e prestar contas (planilhas de custos, projetos para o condomínio, relatórios de gestão etc.);
• valor para provar a existência e extensão de direitos e obrigações (recibos, contratos, atas de reunião etc.);
• valor histórico, enquanto fonte de pesquisa (imagens da construção de prédio, reportagens de jornal, entre outros).

Nesse caso, aquilo que é útil para o dia a dia da gestão deve ficar destacado, enquanto os demais devem ser divididos em grupos conforme o valor e tipo. No armazenamento digital, os nomes dos arquivos precisam seguir um padrão para facilitar a pesquisa.

Conheça os principais documentos do condomínio

Para ajudar a identificação, podemos citar os principais documentos de um condomínio:

• regulamento interno;
• atas de assembleia;
• plantas;
• contrato de obras;
• demonstrativos e balanços contábeis;
• documentos fiscais;
• documentos trabalhistas;
• contratos em geral;
• registros de movimentações financeiras.

Os documentos podem ter períodos diferentes de preservação. Avalie caso a caso conforme o valor do arquivo para condomínio.

Crie processos internos

O ideal é que os condôminos tenham acesso a qualquer documento. A questão, no entanto, é definir as condições para que isso aconteça. Isso porque o síndico é o responsável caso ocorram problemas com a documentação.

Como recomendação, possibilite a consulta sem a possibilidade de retirada dos originais. Em alguns casos, os condôminos terão a necessidade de obter cópias, logo é importante criar um procedimento para que elas sejam feitas sem risco, o que é facilitado pela digitalização. Lembre-se também de deixar separados os documentos para prestação de contas: 

• extratos bancários;
• balanço patrimonial ou balancetes;
• relatórios de dívidas, processos, orçamento, receitas e despesas;
• lista de inadimplentes.

Uma solução inteligente é buscar uma administradora que trabalhe com serviços digitais. Atualmente, existe tecnologia para centralizar os processos do condomínio em portais online, o que torna a gestão de documentos mais eficiente.

A prestação de contas e os demais documentos de interesse dos condôminos podem ser disponibilizada pela internet. A prática traz vantagens não apenas de transparência, mas de engajamento e controle. Os condomínios terão o acesso sem burocracia, e não haverá riscos de perda ou extrativo de documentos.

Fique atento à administradora 

Outro ponto relevante é buscar uma administradora que também adote boas práticas. Afinal, durante a vigência do contrato, ela será a responsável por manter os documentos sobre os atos que praticar— que, posteriormente, precisam ser entregues ao condomínio. Temos um artigo sobre a escolha da administradora, que pode ajudar na avaliação.

Para gerir documentos, o item mais importante é o uso da tecnologia. Quando a administradora oferece um portal completo, os síndicos imediatamente eliminam os principais problemas desse processo:

• custos com papel;
• manutenção do arquivo físico;
• risco de extrativo e perda de documentos;
• burocracia no acesso dos condôminos;
• eliminação de documentos antes do prazo legal.

Tudo isso é importante para que o síndico consiga focar nos projetos e melhorias do condomínio. É uma transformação similar a que acontece nas empresas, que, ao se digitalizarem, têm mais tempo e recursos para dedicar à atividade principal.

Faça a digitalização dos documentos

A legislação mais atual autoriza a digitalização de documentos — o arquivo de computador, desde que garantida a integridade, terá a mesma validade dos documentos físicos. Assim, caso ocorra algum problema com o original, a utilização das informações estará preservada.

Nesse sentido, use serviços de armazenamento na nuvem, como Dropbox, Onedrivre e GoogleDrive, ou a plataforma da sua administradora, onde os documentos já devem estar disponíveis no formato digital. Posteriormente, qualquer pessoa autorizada, com o nome de usuário e senha, pode acessar a documentação.

Sendo assim, não haverá dificuldades com a gestão de documentos do condomínio. Basta usar a tecnologia e manter os arquivos organizados e você atenderá às necessidades da gestão e das partes interessadas.

Se o conteúdo foi útil, assine a nossa newsletter para aprender sobre as melhores práticas de gestão de condomínios!