Aprenda agora 4 dicas para reunião de condomínio on-line!

A manutenção do bem-estar de todos os moradores e a realização de uma boa gestão exigem a comunicação entre os condôminos e os síndicos. Porém, com as dificuldades que podem surgir para reunir todas as pessoas em um local, principalmente em tempos de isolamento social, vale a pena conhecer algumas dicas para reunião de condomínio on-line.

Essa medida permite cumprir todas as medidas para a realização da assembleia ordinária do condomínio nos termos legais, além de facilitar o envio de informações sobre as melhores práticas para o uso das áreas comuns e como garantir uma boa convivência. Pensando nisso, separamos 4 dicas para fazer reuniões de condomínio on-line de modo eficiente!

1. Procure por boas ferramentas

A realização de reuniões on-line exige o uso de ferramentas adequadas para garantir uma boa comunicação. Uma das melhores formas de fazer isso é contando com ferramentas que permitam videoconferências. Conversar com áudio e vídeo ajuda a evitar desentendimentos, além de garantir mais proximidade entre todos. Algumas opções comuns são:

  • Zoom Meetings;
  • Google Meet;
  • Microsoft Teams.

Caso não seja possível, avalie o uso de ferramentas de comunicação, como o WhasApp. No entanto, vale destacar que elas são mais indicadas para enviar comunicados e pequenos alinhamentos devido às limitações e dificuldade de controle no envio das mensagens.

Além disso, caso conte com uma administradora de condomínio, é importante conversar com a empresa para ver quais são as ferramentas disponibilizadas para realizar as assembleias ordinárias online.

2. Crie um cronograma de reunião

Faça um planejamento completo sobre as futuras reuniões, indicando a data e a duração de cada uma. Com base nisso, é possível conversar com os condôminos para verificar se os horários estão adequados e fazer as alterações necessárias.

Além disso, antes de cada reunião, é preciso definir quais serão os assuntos tratados para montar uma pauta. Isso facilitará o controle dos tópicos para garantir que todos os temas serão abordados, discutidos e votados pelos moradores.

3. Não se esqueça da convocação

Ao confirmar que será realizada uma reunião, é fundamental convocar os moradores para que eles tenham condições de participar. A forma de convocação deve ser consultada na convenção condominial, sendo bastante comum o envio de carta registrada. Sem esse cuidado não será possível realizar as votações, atrasando o planejamento do condomínio.

O artigo 1.354 do Código Civil determina que a assembleia não pode acontecer se todos os condôminos não forem convocados. Então, envie a convocação por todos os meios necessários: painéis de aviso dos espaços comuns, grupos de WhatsApp, e-mails e notificações por carta.

No edital de convocação é necessário informar todos os dados sobre a assembleia virtual, como horário, meios de acesso e assuntos que serão abordados. Se a reunião não acontecer seguindo as normas legais, a ata pode ser reprovada pelo cartório no momento de registrá-la.

4. Crie regras para a reunião

Entre as dicas para reunião de condomínio, uma das mais importantes é a criação de regras. É comum que as assembleias presenciais tenham normas bem-definidas, porém, ao mudar para o ambiente on-line, é necessário fazer adaptações e divulgá-las aos moradores.

Todos precisam estar cientes de que a reunião deve seguir as mesmas formalidades das assembleias presenciais, mantendo um tom cordial e estando atento aos assuntos tratados, sem se distrair com outros aplicativos no celular ou no computador.

Além de aplicar essas dicas para a reunião de condomínio de forma virtual, não se esqueça de se organizar para realizar essa interação com mais frequência e sempre com o maior número de moradores possível. Isso ajudará a garantir uma solução rápida para eventuais problemas e evitará o acúmulo de pendências na gestão.

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