Delegar tarefas e responsabilidades: entenda como um síndico pode fazer isso!

Cuidar de um condomínio envolve várias questões que precisam ser planejadas e balanceadas. O síndico tem um papel fundamental como representante perante os condôminos e é decisor em questões estratégicas. Por isso, aprender a delegar tarefas e responsabilidades é a melhor maneira de conduzir a gestão e evitar uma sobrecarga de trabalho, além de otimizar a rotina.

Para entender mais sobre como um síndico pode delegar com qualidade, acompanhe este post! Selecionamos as principais dicas sobre o assunto.

O síndico precisa fazer tudo sozinho?

Claro que não! Seria até mesmo pouco realista imaginar que uma pessoa conseguiria dar conta de tantas atividades diferentes ao mesmo tempo. Com o auxílio de uma metodologia eficiente é possível não só economizar tempo, como também reduzir despesas e eliminar tarefas desnecessárias.

É importante ter noção da magnitude das atividades que envolvem a responsabilidade de administrar um condomínio — até mesmo para entender o que pode ser delegado. Para se ter uma ideia de tudo que precisa ser feito em um condomínio, destacamos:

  • gestão de contas a pagar;
  • cobranças e recuperação de valores;
  • gestão de orçamento;
  • prestação de contas;
  • acompanhamento de cumprimento das normas e atualização do regulamento de condomínio;
  • controle de contratos de prestação de serviços;
  • cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais;
  • acompanhamento de certificados e alvarás do condomínio;
  • manutenções preventivas e emergenciais;
  • supervisão de funcionários;
  • planejamento estratégico do condomínio;
  • organização de assembleias;
  • atendimento às reivindicações dos condôminos;
  • mediação de conflitos no condomínio;
  • condução de procedimentos internos;
  • representação do condomínio em órgãos públicos;
  • compras de materiais e suprimentos.

Parece muita coisa? Saiba que essa lista incorpora apenas as atividades básicas. Dependendo das características de cada condomínio, ela pode ser ainda maior, deixando o síndico sem tempo para mais nada. É nesse cenário que entra a delegação de tarefas: como forma de encontrar a melhor distribuição do tempo da gestão do condomínio.

Quais problemas surgem por não delegar tarefas e responsabilidades?

Pensar sobre delegar tarefas e responsabilidades não quer dizer que o síndico ficará sem ter o que fazer. Muito pelo contrário, significa que ele será capaz de direcionar seu foco para atividades que não foram priorizadas por falta de tempo.

Se tiver que cuidar de tudo sem ajuda certamente esse administrador ficará sobrecarregado. Normalmente o que acontece é que ele se concentra nas formalidades do condomínio, que são obrigações legais, e se esquece do aspecto mais humano de sua função, que é fundamental para a harmonia e satisfação dos condôminos.

Com um síndico ocupado, perde-se justamente o valor que só ele consegue entregar: o contato constante com os condôminos e a reflexão sobre pontos de melhoria no ambiente e na gestão.

Assim, para aprimorar a gestão do condomínio, nada melhor que contar com profissionais de confiança e recursos tecnológicos para delegar tarefas e responsabilidades. A melhor escolha, sem sombra de dúvidas, é uma administradora de condomínios, como a Gobatti.

A Gobatti Condomínios é líder de mercado na Baixada Santista e especialista na administração de condomínios de mais variados portes. Oferece soluções inovadoras de gestão, que combinam experiências reais com a tecnologia, visando atender às demandas dos condomínios com mais agilidade e transparência na gestão.

Como uma administradora experiente colabora com o síndico?

Uma administradora experiente sabe que o síndico é o líder da gestão e que, por isso, o tempo dele é precioso. Assim, todos os serviços são pensados especialmente para desocupá-lo do que é possível e para fornecer todos os elementos para que a gestão seja conduzida de forma transparente e com o apoio de ferramentas tecnológicas para se ter mais eficiência.

Cada condomínio é único. São comunidades diversas, com muitas pessoas diferentes e que precisam de alguém que harmonize a comunicação e organize as interações. Essa pessoa é o síndico. Para que exista tempo na agenda, a Gobatti oferece serviços que agregam praticidade à vida do gestor, como:

  • sistema para elaboração e impressão da ata de assembleia, para que ela seja assinada em tempo real;
  • organização de documentos e comprovantes para apresentação da pasta de prestação de contas já nos primeiros dias do mês;
  • criação de conta separada para o condomínio, sem misturar os valores com outros condomínios e nem com o dinheiro da administradora, facilitando a visualização do fluxo de caixa e garantindo transparência na gestão;
  • recuperação de valores e controle de inadimplência;
  • metodologia exclusiva para estudar as contas do condomínio e propor estratégias que causam reduções de despesas, que podem chegar até 25%;
  • adoção da Plataforma Gobatti Online, disponível no portal e aplicativos para Android e iOS, em que o síndico consegue acessar as informações em tempo real, onde quer que esteja, para verificar documentos, boletos, informações e também utilizar recursos como assembleia online e votação avulsa;
  • inclusão dos dados de controle de acesso da portaria inteligente na plataforma, permitindo o acompanhamento em tempo real do fluxo de entrada e saída de pessoas, veículos, chegada de encomendas, reserva de espaços comuns e outras tarefas, agilizando a comunicação entre o síndico e os condôminos com ajuda da tecnologia;
  • programa de treinamento Mentor Predial para capacitar os funcionários do condomínio em brigada de incêndio, uso correto de EPIs e CIPA e para que aprendam princípios da elétrica básica e primeiros socorros. Tudo isso obedecendo a normas técnicas de segurança, como a NR6 e a NR10.

Para conseguir delegar tarefas e responsabilidades com segurança, o síndico precisa ter certeza de que tudo será executado tão bem como ele faz. Por isso é imprescindível que conheça bons parceiros para essa missão, que também sejam confiáveis, responsáveis e transparentes. A Gobatti Condomínios já é tradição na Baixada Santista justamente por preencher todos esses requisitos, oferecendo serviços e sistemas de primeira linha para os condomínios atendidos. Com isso, o síndico ganha tempo para o que realmente importa e os condôminos acompanham a administração sem precisar sair de casa.

Os produtos e serviços apresentados neste artigo são só uma amostra do que a Gobatti pode fazer por seu condomínio. Para saber mais, entre em contato conosco e apresente suas necessidades para nossos especialistas!

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