Auditoria condominial: qual a sua importância e como acontece?

Todo condomínio tem um extenso número de atividades que precisam ser realizadas pelo síndico, entretanto esse profissional geralmente movimenta um grande volume de dinheiro e organiza um amplo número de documentos. Para garantir segurança na atividade e aumentar a confiança sobre sua gestão, é importante realizar uma auditoria condominial.

Durante esta leitura, explicamos o conceito de auditoria condominial, quais são as etapas para fazê-la adequadamente, os benefícios obtidos pelo condomínio, como ela funciona na prática e qual é o papel do síndico no processo. Confira a leitura!

O que é auditoria condominial?

Trata-se da revisão dos processos realizados no condomínio com o objetivo de detectar fraudes e permitir que o síndico saiba como corrigi-las. Entre os elementos que podem ser revisados pela auditoria, estão:

  • políticas e registros contábeis — lançamentos, livros, demonstrações, plano de contas, balancetes, entre outros;
  • documentos e extratos;
  • cumprimento da legislação;
  • contratos com fornecedores, colaboradores e prestadores de serviços;
  • folha de pagamento dos funcionários;
  • pagamentos da taxa condominial;
  • procedimentos de reformas e manutenção, entre outros.

O processo é comandado por um auditor contábil externo — aprovado em exame de suficiência para auditor pelo Conselho Regional de Contabilidade (CRC) de seu estado — e pode receber apoio da administração. Além disso, a auditoria pode ser solicitada pelo síndico, por conselho condominial, a pedido de um morador ou ser uma prática recorrente na administração do condomínio.

Quais são as etapas para fazer auditoria de condomínio?

Apesar de o procedimento ser realizado pelo auditor contábil, o síndico deve efetuar determinadas etapas para assegurar sucesso na operação. Veja esses passos abaixo.

Organize os documentos

O trabalho do perito engloba a análise de todos os documentos contábeis e fiscais da empresa. O administrador precisa deixar à disposição todos os contratos, comprovantes de pagamento das mensalidades e as contas — como a de água, luz, gás e outras.

Organize os papéis de acordo com natureza e data, tornando a localização das informações mais fácil. Também é preferível que os documentos sejam digitalizados para aumentar a agilidade da auditoria.

Envolva os moradores

A auditoria não é de interesse somente da administração do condomínio, pois os moradores também desejam transparência nas contas. Oriente os condôminos sobre a importância do processo, seus objetivos, duração e benefícios.

É necessário que o procedimento seja debatido em uma assembleia condominial e autorizado pela maioria dos moradores. Também envolva o pessoal na escolha do profissional, na definição do orçamento e pagamento da taxa. No final da auditoria, informe a todos sobre os resultados reais obtidos, se foram identificadas fraudes e como a administração do condomínio foi aperfeiçoada.

Atente-se à escolha do profissional

Como essa atividade visa trazer transparência às contas, é importante que o auditor escolhido atue com total imparcialidade. Por isso, é interessante que ele seja terceirizado ou não seja próximo da administração.

Use a tecnologia a seu favor

O trabalho manual não é eficaz para fazer uma boa auditoria, já que será necessário manusear uma quantidade muito grande de boletos, contratos, extratos, comprovantes etc.

Ao usar um aplicativo de gestão especializado para condomínios, a administração e o auditor conseguem visualizar em uma única plataforma todas as prestações de contas, os condôminos inadimplentes, os pagamentos atrasados, boletos, histórico de consumo, solicitações de serviços, controle patrimonial, livros de ocorrências e muito mais.

Tudo isso simplifica o trabalho, diminui a probabilidade de que um erro passe despercebido e aumenta a agilidade de todo o procedimento.

Estabeleça a periodicidade

Mesmo que o processo melhore a administração, não é recomendável fazê-lo apenas quando há desconfiança em relação às finanças. Defina a periodicidade do procedimento, que pode ser mensal, semestral, trimestral ou anual, dependendo do tamanho do condomínio e da complexidade das contas.

Por que é importante fazer auditoria em condomínio?

A auditoria condominial traz muitas vantagens para a segurança e bem-estar dos condôminos, sendo mais importante do que muitos imaginam. Entenda os benefícios a seguir.

Evita fraudes

Poderão ser encontradas eventuais fraudes ou problemas na gestão, como arrecadação excessiva, desvio de recursos, emissão de notas fiscais falsas, superfaturamento nos contratos, entre outros. Os profissionais garantirão que os processos sejam feitos corretamente, conforme a legislação brasileira e normas condominiais.

Identifica falhas e erros

Também serão identificadas e corrigidas falhas ou erros cometidos pela administração do condomínio, o que garante o aperfeiçoamento constante do trabalho exercido.

Verifica dados financeiros

O profissional contratado analisa cada receita e despesa para encontrar inconsistências nas contas, despesas excessivas ou desnecessárias. Esse estudo também inclui melhorias na gestão financeira, como estratégias para fazer o dinheiro render mais, criação de reserva para contingência, diminuição de custos etc.

Aumenta a transparência

São eliminadas as desconfianças entre o síndico, conselheiros e condôminos, já que todos terão uma visão profissional imparcial e idônea sobre sua gestão.

Assegura gestão de sucesso

O relatório do auditor contém uma descrição minuciosa de todos os pontos de melhoria identificados, tratando-se de um conteúdo útil para melhorar a administração de forma generalizada.

O síndico conseguirá eliminar ou diminuir a ocorrência de erros, fraudes, riscos, inconsistências e outros problemas no condomínio. Consequentemente, o nível de satisfação dos condôminos em relação à gestão também é aumentado.

Como acontece a auditoria e qual é o papel do síndico?

Na prática, o síndico envia as contas, documentos, anotações e observações ao auditor para que ele os revise e envie um relatório detalhado de sua análise. Porém, há dois tipos de auditorias que podem ser contratados pelo condomínio:

  • preventivo: a auditoria é feita de forma periódica e tem o objetivo de evitar a ocorrência de problemas no condomínio;
  • emergencial: nesse caso, o auditor é contratado para averiguar as contas. É feito quando há desconfiança de abusos, fraudes, desvios ou má gestão, por isso sua frequência menor — geralmente a cada 2 ou 3 anos.

Independentemente do tipo escolhido, o papel do síndico é garantir que o auditor receba todos os documentos e informações necessárias para fazer a análise e que as informações estejam organizadas, legíveis e completas. Além disso, ele orientará os condôminos e os outros administradores sobre a importância da auditoria, bem como aplicará as orientações fornecidas pelo auditor.

A auditoria condominial permitirá que a administração atue conforme a legislação, evite fraudes ou erros e garanta uma redução de custos. Para conquistar essas vantagens, é essencial contar com uma administradora de condomínio eficiente, de preferência que possua tecnologia para disponibilizar os documentos digitalmente de forma rápida e organizada.

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